Pour gagner en efficacité et en productivité, j’étais à la recherche d’un outil permettant d’avoir à la fois mes tâches à effectuer et les liens vers mes outils et tableaux de suivi du quotidien.
Bien entendu, il existe la solution « tableau excel » mais j’ai trouvé il y a 5 ans mon équilibre avec l’outil Trello. Il en existe bien d’autre et notamment Notion qui est très en vogue. Néanmoins, je trouve trello simple et confortable d’utilisation, à la fois pour mes projets professionnels et personnels.
Je vous explique ci-dessous comment je l’utilise pour organisation gratuitement mon quotidien.
Qu'est-ce que Trello ?
Trello est un outil de gestion collaborative, sous forme de tableau, disponible sur le web et en application mobile, gratuitement.
Avec une simple inscription en ligne, vous accédez à cet outil de gestion de projet. Vous pouvez alors créer votre premier tableau, qui comprendra, des listes et des cartes.
Vos listes peuvent représenter des thématiques, des points d’étapes dans la gestion de vos projets, et les cartes des tâches à accomplir, des informations, des liens, etc.
Vous pouvez partager vos tableaux auprès de collaborateurs (ou de votre famille si vous l’utilisez personnellement). Ce partage permet un accès à l’ensemble des cartes, mais également d’attribuer des cartes ou des tâches à un utilisateur en particulier, ou un groupe d’utilisateurs. Une notification est alors envoyée, par mail ou visible sur le tableau avec une petite cloche. Ce qui s’avère très utile pour travailler en équipe, notamment lorsqu’on est à distance ou en télétravail.
Est-ce que Trello est un outil gratuit ?
Trello est un outil qui comporte plusieurs niveaux d’accès. Gratuit, Standard, Premium, Entreprise.
J’utilise la version gratuite depuis plus de cinq ans. Elle permet de disposer de 10 tableaux, avec des listes et cartes en illimité. Sont également disponibles des fonctions utilitaires : power-up (ou plugin), afin d’améliorer les fonctionnalités des tableaux (par exemple, le plugin Calendrier qui vous permettra d’avoir une vue calendaire de vos tâches à effectuer).
L’application mobile est, elle aussi, gratuite et se synchronise automatiquement. Ce qui est très pratiques pour consulter ou compléter des cartes à tout moment !
Comment j’utilise Trello pour organiser mon quotidien
J’ai découvert Trello il y a un peu plus de 5 ans alors que j’étais Responsable communication Digitale. Notre agence marketing utilisait cet outil pour organiser le travail avec nos équipes et nous montrer leurs avancées.
Je me suis donc appropriée l’outil, tout d’abord pour mon travail personnel puis, pour mon travail d’équipe.
Pour moi, ce qui était important, et qui l’est toujours avec mes clients, est la hiérarchisation des tâches, le partage d’information, et le partage de connaissances.
J’organisais mon travail de la semaine : une colonne (liste) pour chaque jour, une carte par tâche ou par dossier. Ce qui me permettait de passer mes cartes de jours en jours en fonction de l’avancée des dossiers. Le top (en termes de satisfaction) étant de mettre cette petite case à cocher verte à chaque tâche ou dossier terminé (Yes !)
Pour mes équipes, c’était un tableau de liaison des différents dossiers et informations du service. Qui s’avérait également un outil de management pour partager par exemples les comptes-rendus de réunion hebdomadaire ou laisser des notes sur les congés ou l’organisation du service.
De mon côté, cela me permettait de leur laisser :
– un brief,
– les différents accès aux outils,
– les tutos pour toutes notre gestion de sites : internet, extranet, intranet.
– les idées de posts pour les réseaux sociaux (fb, lk, twitter, tik tok…).
ou tout autre tâche à effectuer.
Du leur, de me soumettre ou aux autres membres de l’équipe des cartes avec leurs idées, leurs créas, leurs textes, leurs avancées.
Un outil qui s’avérait par ailleurs très pratique en cas d’accueil d’alternant ou de stagiaire puisqu’ils y trouvaient rapidement les informations du service.
J’avais ainsi la capacité de leur mettre à disposition à distance, photos et textes d’un post à publier.
Pour résumer :
Si vous avez du mal à vous organiser et à hierarchiser vos tâches et que vous cherchez un outil simple et pratique : testez Trello !
La version gratuite est déjà très complète et permet de suivre ses différents travaux avec assiduité, et de se libérer un peu l’esprit. Je peux vous envoyer le modèle de tableau présenté sur la vidéo sur simple demande !
Si vous avez besoin d’un accompagnement supplémentaire pour appréhender l’outil ou organiser votre travail d’équipe, contactez-moi pour en échanger.
